HERRAMIENTAS E INDICADORES DE APOYO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los líderes empresariales cada día se concentran en mejorar el desempeño organización, centrando su interés en la obtención de viabilidad y éxito en la nueva era del mundo del conocimiento. Las preocupaciones afectan por igual a empresas, naciones, e incluso a los gobiernos locales y regionales. Los líderes de avanzada buscan dar forma a los activos, a las fuerzas matrices y a las actividades de las organizaciones para mantenerse competitivos. Aprender de los fracasos lleva a los gerentes a obtener un nuevo entendimiento de los mecanismos básicos que dinamizan los mercados y las organizaciones actuales.

Son muchos los aspectos que proporcionan importancia a la gerencia de la información en las organizaciones, puesto que ésta constituye en sí misma el manejo de la inteligencia corporativa y en ella radica precisamente la clave para incrementarlos niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de la misión organizacional.

Lo importante en la gerencia es hacer que la información fluya en beneficio de la misma empresa, de su sector y de la sociedad en donde se encuentra. Gerenciar información implica la disminución de lo impreciso, de lo equívoco y particularmente, de lo inútil, esto último teniendo en cuenta la abrumadora cantidad de información que las organizaciones generan y reciben. La adecuada gerencia de información es importante para disminuir el grado de vacilación frente a los factores y las variables internas y externas que afectan a las organizaciones.

COMPETITIVIDAD

Con el fenómeno de la apertura económica se inició en el mundo un proceso de cambio en la organización empresarial y se puso en evidencia que para que las empresas puedan sostener o continuar su crecimiento y proyección en mercados internacionales deben tener en cuenta que el nombre del juego es competitividad.

El entorno competitivo está regido por cuatro determinantes que son: las condiciones de la demanda, las condiciones de los factores, los sectores conexos y de apoyo, y la estructura y rivalidad entre las empresas; por lo todo lo cual ha sido llamado por Porter como el diamante competitivo.

 La competencia a su vez está regulada por cinco fuerzas en las cuales se concretan todos los factores que, de una u otra forma, intervienen en la competencia de sectores industriales o de servicios.

Entender a cabalidad el comportamiento de estas fuerzas y el diamante competitivo para cada sector, es fundamental para la creación, sostenimiento y evolución de ventajas competitivas. Bien sea nivel nacional o internacional, no existe una estrategia única para ser competitivos, ya que ésta depende de múltiples factores, según el tipo de sector en el cual se va a competir, de ahí que sea clave tener claridad sobre la estructura de éste y sobre el posicionamiento que se quiere alcanzar dentro del mismo, para posteriormente, poder ubicarse en la cadena de valor que es la fuente primaria de toda ventaja competitiva. Una vez creada esta ventaja, es necesario mantenerla y sostenerla en el tiempo, explotando los cambios que se presentan en la estructura del entorno y haciendo esfuerzos por innovar, para lo cual es fundamental estar bien informado y conocer los diversos adelantos que se presentan en el mundo, principalmente, en el campo tecnológico.

VENTAJA COMPETITIVA

Se denomina ventaja competitiva, a una o varias fortalezas que posee la empresa con respecto a las demás del sector industrial o de servicios en el cual se desempeña y por las cuales los clientes la identifican plenamente.

. Las actividades que se llevan a cabo al competir en un sector en particular se pueden agrupar por categorías, en lo que Porter denomina la cadena de valor. Todas las actividades de la cadena de valor del producto pueden contribuir a darle un mayor valor para el comprador. Las actividades de cadena de valor propuestas por Porter (2005) son ilustradas a continuación y se pueden dividir en dos grandes grupos: las actividades de apoyo y las actividades primarias.

Las actividades primarias son aquellas que tienen que ver con la producción, comercialización, entrega y servicios pos-venta del producto, y las de apoyo son las que proporcionan recurso humano, tecnología, compra de insumos, o funciones generales de infraestructura para apoyar las otras actividades.

EL PROCESO DE CREAR UNA VENTAJA COMPETITIVA

Se crea ventaja competitiva al percibir o descubrir nuevas y mejores formas de competir en un sector y trasladarlas al mercado, en otras palabras, en eso consiste la innovación. Al respecto, Porter señala algunos de los factores más habituales de innovación que derivan en ventaja competitiva:

NUEVAS TECNOLOGÍAS: El cambio tecnológico puede crear nuevas posibilidades para el diseño de un producto

CAMBIANTES NECESIDADES COMPRADOR: Las ventajas competitivas suelen crearse o cambiar cuando los compradores tienen nuevas necesidades o sus prioridades cambian significativamente

APARICIÓN DE UN NUEVO SEGMENTO SECTORIAL: Cuando aparece un nuevo y distinto segmento en un sector, o se reagrupa de forma nueva los segmentos existentes obliga a muchas empresas entrar a competir bajo las nuevas condiciones del mercado.

CAMBIOS EN LOS COSTOS O DISPONIBILIDAD EN LOS INSUMOS: La ventaja competitiva cambia frecuentemente cuando se produce un cambio significativo en los costos de los insumos, tales como mano de obra, materia prima, energía, transporte, comunicaciones o maquinaria

CAMBIO EN LAS DISPOSICIONES LEGALES: Los ajustes que pueden ocurrir por las disposiciones gubernamentales tales como normas de productos, controles del medio ambiente, restricciones a la entrada y barreras comerciales; son estímulos para innovaciones que a su vez generan ventaja competitiva

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

La información es la clave para acceder al conocimiento, y entre más clara, oportuna y veraz sea, mucho más fácil y rápido será este proceso. Las organizaciones han venido comprendiendo los anteriores planteamientos, y por tanto, se han preocupado por organizar y mejorar el proceso de captura y transmisión de la información, desarrollándose así la base de lo que se conoce como el Sistema de Información Gerencial (SIG), que también se conoce como Sistema de Información y de Decisiones, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativa o Sistema de Información de Gestión.

Área

Tipo de información

Comercial

Tamaño y participación en el mercado; competencia actual y posibles entrantes políticas comerciales de la competencia y sus precios; clientes actuales y potenciales, presupuesto de ventas y sus proyecciones, efectividad de la fuerza de ventas, cartera, record de ventas por clientes

Técnica

Fichas técnicas para producto; capacidad instalada y utilizada; estándares de calidad, productos y costos; inventarios de productos terminados; presupuesto de ventas y proyección para efectos de la programación; hojas de vida por máquina e inventario de repuestos; inventarios de materiales de empaque; proveedores con capacidad; tiempo de respuesta y precios; estándares de calidad para materias primas y empaques; políticas gubernamentales legales y ambientales.

Administrativa y financiera

Políticas gubernamentales legales y fiscales; nómina; cuentas por pagar; cuentas por cobrar; hojas de vida por procesos de selección; curva social del sector; prestaciones legales y sociales, historia laboral de cada funcionario; políticas de compensación salarial y beneficios; balance general; estado de pérdidas y ganancias; tendencias del sector financiero; flujo de caja; alternativas de acceso a créditos.

Los sistemas de información se pueden definir como un conjunto de elementos que permiten procesar y transmitir información hacia y entre todas las áreas de una organización, para dar soporte y ayuda a los diferentes procesos, contribuir a la toma de decisiones y buscar la integración necesaria para conseguir los objetivos propuestos. Independientemente del sector en que se encuentra ubicada y del tamaño que tenga, una organización debe manejar en cada una de sus áreas, muchas clases de información, las cuales son clave para que las actividades se hagan de una manera planeada y coordinada.

ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Básicamente un sistema de información está constituido por:

El equipo de computación o hardware

Programas o software

Personal

Bases de datos

Modelos de análisis, planeación, control y toma de decisiones

El personal —al igual que el cliente— tiene especial importancia en un sistema de información como gestor y usuario de ella, porque es quien a partir de la información, toma una decisión. Es para destacar, que mediante el crecimiento de las tecnologías de información y los sistemas de información, gran porcentaje de la fuerza laboral está concentrada específicamente en el procesamiento de información.

CONCLUSIONES

Hoy en día, todas las empresas tiene acceso a la información mundial, esto les permite ampliar sus fronteras y buscar ventajas competitivas no sólo en el plano local, regional y nacional, sino también en el internacional. Sin embargo, la verdadera ventaja reside en la capacidad de adquirir conocimientos a través del diseño de un adecuado sistema de información.

El sistema de información de las organizaciones está constituido por diversos subsistemas que generan a partir de la actividad que se lleva a cabo en los diferente departamentos de la empresa, como por ejemplo: compras, ventas, finanzas, inversiones, personal entre otros, así como de la misma dirección, de la planificación, de la organización, del control y de los mismos sistemas de información

El sistema de gerencia de información tiene como función principal administrar el recurso informativo y constituirlo en materia prima para el desarrollo de toda la empresa. Produce, procesa, disemina, evalúa y comercializa información; además investiga para cada una de las dependencias de la organización, siendo esto una ventaja competitiva.

LISTA DE REFERENCIAS

1. Arboleda Rendón, E. et al. (2007). Sistemas de información gerencial para diagonal. Tesis de Ingeniería de Sistemas. Universidad de Antioquia.

2 .Cadena, A. (2004). Plan de mercadeo. Medellín: Universidad de Antioquia.

3. Cohen, D. (1994). Sistemas de información para la toma de decisiones. México: 

McGraw-Hill.

4. Cornella, A. (2000). ¿Funcionará lo que mejore tu calidad de vida?, Recuperado de http://infonomia.com/if/

5. Correa, M. P. (2006). Aplicación de TOC para el mejoramiento del proceso de facturación y del sistema de información gerencial en una institución prestadora de servicios de salud. Tesis de especialización en Alta Gerencia con énfasis en calidad. Universidad de Antioquia.

6. Davis, G. et al. (1995). Sistemas de información gerencial. México: McGraw- Hill.

7. Gil Estallo, M. (2008). Como crear y hacer funcionar una empresa: conceptos e instrumentos. Madrid: Esic Editorial.

8. Kast, F. et al. (1999). Administración en las organizaciones: enfoque de sistemas y de contingencias. México: McGraw-Hill

9. Porter, M. (1992). La ventaja competitiva de las naciones. Buenos Aires: Javier Vergara Editores.

10. Porter, M. & Miller, V. (1985). How information gives you competitive advantage. Revista Harvard Bussines Review. Julio – Agosto, (63) No. 4.

11. Porter, M. (2005). Estrategia competitiva. México: Compañía Editorial Continental S. A.